Le Kbis : Description et procédure à suivre pour l’obtenir !

Les normes légales qui encadrent la création et l’existence d’une entreprise sont très strictes. Il faut notamment fournir de nombreux documents à valeur juridique afin d’être officiellement reconnu. Le Kbis fait partie de ces pièces dont toutes les entreprises doivent disposer pour faire valoir leur statut légal. Quel est le contenu du Kbis ? Où le retire-t-on et quelles sont les procédures à suivre pour l’obtenir dans les plus brefs délais ? Découvrez les réponses à ces différentes questions dans cet article.

Qu’est-ce que le K bis ?

Le Kbis (encore appelé extrait K bis) est un terme qui revient très souvent dans le jargon de l’entrepreneuriat. En effet, il s’agit d’un document officiel qui atteste qu’une entreprise existe réellement. Telle une carte nationale d’identité qui atteste qu’une personne est citoyenne d’un pays, le Kbis apporte la preuve irréfutable qu’une entreprise existe juridiquement et qu’elle est immatriculée au RCS (Régime du Commerce et des Sociétés). Pour retirer un extrait Kbis, il faut se rapprocher du tribunal de commerce et remplir certaines formalités. Par ailleurs, notez que la durée de validité d’un extrait Kbis est de 3 mois seulement. Il est donc très important d’en avoir besoin avant de le récupérer. Sans quoi, vous vous aurez donné du travail pour rien (puisqu’après les trois mois il faut reprendre encore la même procédure pour rentrer en possession d’un autre extrait Kbis).

Quel est alors son intérêt réel ? En effet, le Kbis peut jouer plusieurs rôles (l’une des rubriques à suivre traitera ce point beaucoup plus en détail). Si vous êtes responsable d’une entreprise, retenez simplement que vous en aurez besoin à un moment ou à un autre, et ce quel que soit votre secteur d’activité ou votre statut (micro, petite, moyenne ou grande entreprise). Un autre fait intéressant à propos de l’extrait Kbis est qu’il n’y a pas besoin d’être nécessairement responsable ou même salarié d’une entreprise avant de le demander. Toute personne peut avoir une copie de l’extrait Kbis d’une entreprise si elle le souhaite. Il suffira pour cette personne de suivre les procédures d’obtention du Kbis et de fournir les informations requises au tribunal de commerce.

Quelles sont les composantes de l’extrait K bis ?

L’extrait Kbis faisant office de carte d’identité des entreprises, elle comporte des informations utiles et très pratiques.

Une personne qui entre en possession de l’extrait Kbis d’une entreprise peut en savoir plus sur ses activités et son statut légal. Voici de façon détaillée chacune des composantes du Kbis.

Le nom du greffe d’immatriculation

La première composante du Kbis est relative aux coordonnées d’immatriculation de l’entreprise. On y trouve notamment toutes les informations concernant l’inscription de l’entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le numéro SIREN (numéro constitué de 9 chiffres et comptant pour l’identification administrative d’une entreprise) y est mentionné ainsi que le nom du greffe d’immatriculation. À ceux-ci s’ajoute le numéro SIRET qui permet d’identifier géographiquement le champ d’intervention de l’entreprise en question.

La raison sociale

Le deuxième renseignement disponible sur l’extrait Kbis d’une entreprise est sa raison sociale (enseigne et sigle). Par raison sociale, on entend le nom officiel de l’entreprise. C’est elle qui permet de la distinguer par rapport à d’autres entreprises du même secteur. Dans la même rubrique, on trouve également des informations relatives au code NAF (encore appelé APE, Activité Principale Exercée) de l’entreprise. Il s’agit d’un code composé de 5 caractères (une lettre et quatre chiffres) qui permet d’identifier l’activité principale qu’exerce l’entreprise. Elle est délivrée par l’Institut National de la Statistique et des Études économiques (INSEE).

La forme juridique de l’entreprise

La troisième catégorie d’information présente sur l’extrait Kbis est la forme juridique de l’entreprise. C’est cette dernière qui définit les règles de droit qui lui seront appliquées. Entre autres statuts juridiques que peuvent revêtir les entreprises sur l’extrait Kbis, on a :

• La Société Anonyme à Responsabilité Limitée, S.A.R.L (plusieurs associées se réunissent pour constituer le capital social de l’entreprise) ;
• La Société par Actions Simplifiées (S.A.S) ;
• La Société par Action Simplifiées Unipersonnelle S.A.S.U (société par actions simplifiée avec un seul associé) ;
• La Société Anonyme (plusieurs actionnaires se réunissent pour effectuer des apports en capital) ;
• La Société en Nom Collectif (SNC).

En plus du statut juridique, cette section du Kbis contient également d’autres informations telles que l’adresse du siège principal de l’entreprise et celles des sièges secondaires si elle en dispose.

Le capital social de l’entreprise

Le capital social de l’entreprise est également renseigné sur l’extrait Kbis. Elle permet notamment de connaître avec précision le montant total des apports (apports en numéraires et en natures comptabilisées) des associés à l’entreprise. En renseignant ce montant (actualisé) sur le Kbis, il est aisément possible de retracer avec précision les différents niveaux d’évolutions du capital de l’entreprise au fil du temps.

Les informations concernant l’équipe dirigeant la société

L’extrait Kbis renferme également des informations concernant le dirigeant principal, les administrateurs et les commissaires au compte de l’entreprise. On y trouve notamment leurs noms, prénoms, dates de naissance, lieux de naissance, nationalités et adresses. C’est d’ailleurs l’une des raisons pour lesquelles l’extrait Kbis est considéré à juste titre comme étant la carte d’identité de l’entreprise.

Les décisions du tribunal de commerce

L’extrait Kbis comporte également toutes les décisions juridiques ayant été prises par le tribunal de commerce vis-à-vis de l’entreprise tout au long de son existence. Ainsi, si une entreprise a été ou est sous le coup d’une procédure collective (redressement fiscal ou liquidation judiciaire), il est possible de le savoir rien qu’en consultant son Kbis.

La référence des autorisations

Cette section de l’extrait Kbis est réservée aux entreprises exerçant des activités strictement réglementées. Dans cette catégorie, on distingue entre autres :

• Les services d’hôtellerie ;
• Les entreprises de transports et d’apprentissage automobile (encore appelés auto-école) ;
• Les agences de presse ;
• Les entreprises exerçant dans le domaine des finances.

Si une entreprise appartient à cette catégorie, son Kbis doit présenter la référence de ses autorisations légales. Ces dernières sont à retirer auprès des autorités compétentes après avoir rempli les conditions fixées par la loi à cet effet.

Utilité du Kbis

Pour mieux cerner l’utilité du Kbis, il convient d’assimiler son usage à celle d’une carte d’identité. Que peut-on faire avec une carte d’identité ? Il existe une infinité d’usages possibles. Une carte d’identité peut servir par exemple à confirmer votre identité lors d’un examen, à réaliser un passeport ou encore à confirmer que vous êtes bien citoyen d’un pays. De la même manière, l’extrait Kbis est utile à l’entreprise tout au long de sa vie. Il peut lui être demandé dans certaines situations comme :

• L’achat de matériels chez un professionnel ou un distributeur agréé ;
• La transmission d’un dossier de demande de prêt à une banque ;
• La candidature d’appel d’offres à un marché public ;
• Le dépôt de candidatures à une offre publique d’achat (OPA) ;
• L’ouverture d’un compte en banque professionnel pour le compte de l’entreprise ou de l’un des dirigeants ;
• L’accomplissement de certaines démarches administratives ;
• La réalisation d’une procédure nécessitant de prouver par une attestation que votre entreprise n’est pas l’objet d’une procédure collective.

Bref, le Kbis est utile pour toute démarche touchant à l’essence même de l’entreprise. C’est un sésame obligatoire. À titre informatif, retenez que tout chef d’entreprise ne disposant pas d’extrait Kbis est considéré comme un travailleur illégal et sera sanctionné conformément aux dispositions du Code du travail.

Procédure d’obtention du Kbis

La procédure d’obtention du Kbis peut être effectuée en ligne ou directement auprès du greffe du tribunal dont dépend l’entreprise.

Voici comment procéder dans chacun des deux cas.

Obtention du Kbis en ligne

Pour obtenir l’extrait Kbis d’une entreprise en ligne, il faut soumettre une demande via la plateforme des greffes des tribunaux de commerce (Infogreffe). Il vous sera demandé de renseigner la dénomination sociale de l’entreprise ou son numéro SIREN puis de créer un compte afin de valider votre commande. Une fois la commande effectuée, l’extrait Kbis vous sera directement envoyé par courrier électronique. La prestation coûte environ 4 euros. En dehors du site officiel des greffes, il est également possible d’effectuer une demande en ligne de Kbis sur un site spécialisé tel que Kbis.pro. Dans ce cas, la prestation qui vous est offerte vous permet de recevoir votre Kbis en moins d’une heure. Notez que pour les entreprises situées en Alsace, en Moselle et en Guyane, il n’est pas possible d’effectuer une demande en ligne de Kbis.

Obtention du Kbis auprès du greffe du tribunal de commerce

Le deuxième moyen pour obtenir un extrait Kbis est de s’adresser au greffe du tribunal du commerce dont dépend l’entreprise. Les renseignements à fournir ainsi que le montant de la prestation sont les mêmes que pour une demande en ligne.

Les alternatives à l’extrait Kbis

À titre exceptionnel, certaines catégories d’entreprises peuvent ne pas disposer d’extrait Kbis. C’est le cas notamment des microentreprises et d’une certaine catégorie d’associations inscrites au RCS. Dans ces cas d’espèce, la loi permet d’obtenir d’autres documents sensiblement équivalents au Kbis. Il s’agit entre autres :

• Du Kbis d’autoentrepreneur pour les autoentrepreneurs (attestant l’existence légale de la microentreprise) ;
• Du Kbis d’association pour les associations (attestant l’exercice d’activités économiques par une association).

En somme, retenez donc que le Kbis représente la carte d’identité d’une entreprise. Il est utile à plusieurs fins et peut être obtenu aussi bien en ligne qu’auprès du greffe du tribunal de commerce dont relève l’entreprise concernée.