Gestion des notes de frais : Pourquoi se servir d’un logiciel dédié ?

Au fur et à mesure que l’entreprise se développe, la gestion administrative devient plus dense. La gestion manuelle des tâches n’est plus possible. Il faut absolument éviter de perdre trop de temps dans la gestion administrative. En effet, il est recommandé pour le bon fonctionnement de l’entreprise, d’opter pour de nouvelles solutions pouvant faciliter les actions, gagner du temps et sécuriser la gestion de l’entreprise. Au niveau de l’entreprise, la gestion des notes de frais constitue un pôle important.

En dehors des applications de gestion de la paie, de la comptabilité et de la gestion commerciale, il pourra également être utile de travailler avec un logiciel de gestion des notes de frais.

Quelles sont les particularités d’un logiciel de gestion des notes de frais ?

La gestion manuelle des notes de frais implique plusieurs intervenants (salarié, managers, équipe finance, cabinet d’expertise comptable) qui doivent travailler, chacun de son côté. En revanche, avec un logiciel de gestion des frais, les équipes comptables ont accès à toutes les notes de frais transmises par les collaborateurs de l’entreprise. Celles-ci sont automatiquement classées en fonction du type de dépense, de la date et de leur validation ou non.

En effet, lorsqu’une note de frais a été validée, elle est remboursée sous un délai de 30 jours au salarié qui a effectué le règlement. Cependant, les données ont l’avantage de ne pas avoir besoin d’être ressaisies, ce qui évite les risques d’erreur et fait gagner un temps important dans le processus. En cas de refus, elle notifie le salarié qui peut transmettre le cas échéant des informations supplémentaires. Le fonctionnement collaboratif très fluide du logiciel de gestion des notes de frais est l’une des principales plus-values par rapport à la gestion manuelle. Une solution de gestion des notes de frais favorise l’autonomie des salariés, simplifie la validation et accélère le remboursement des notes de frais.

L’intérêt d’adopter un logiciel de gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais au moyen d’un logiciel dédié à cet effet vous permet :

• De gagner beaucoup de temps : vous permet moins de temps dans les tâches manuelles. En effet, le logiciel de gestion des notes de frais est une procédure simplifiée, car automatisée et plus fiable, qui entraîne un gain de temps considérable ;
• De passer sur une gestion informatique des notes de frais si cela a été en format papier auparavant ;
• De sécuriser le travail et de disposer de moyens de contrôle efficaces ;
• De travailler en collaboration avec les équipes beaucoup plus aisément ;
• D’effectuer les notes de frais depuis n’importe quel ordinateur si vous disposez d’une application utilisable en ligne, ce qui peut être intéressant pour permettre aux salariés en déplacement de renseigner leurs frais ;
• De basculer automatiquement dans votre comptabilité les écritures liées aux notes de frais si le logiciel le permet.

En somme, le recours à un logiciel de gestion des notes de frais dédiées peut être nécessaire pour plusieurs raisons : augmentation de l’effectif de l’entreprise, entreprise avec une activité générant beaucoup de frais professionnels, la volonté d’affecter le personnel administratif à des tâches plus importantes.

Il existe plusieurs solutions adaptées à la gestion des notes de frais à l’instar de ManaTime SaaS. Il s’agit d’une solution présentant de nombreux atouts qui vous permettra de dématérialiser intégralement la gestion de vos notes de frais et d’en simplifier son traitement. Sur un mobile ou sur un ordinateur, vous ou vos collaborateurs déposez en un simple clic les notes de frais. En quelques secondes, la solution reconnait les caractères de votre document. Cependant, le manager est alerté de cette demande. Il peut ainsi valider ou refuser la note de frais déposée. Le salarié peut donc suivre en ligne le remboursement de ces notes de frais.

Quels critères pour choisir son logiciel de gestion des notes de frais ?

Chaque logiciel dédié aux notes de frais propose des fonctions plus ou moins similaires, les niveaux de complexité des outils feront toute la différence. Toutefois, s’il est fortement recommandé d’utiliser un outil conforme aux législations, il existe cependant différents critères supplémentaires à prendre en compte pour faire un choix optimal.

• Le niveau de personnalisation : ce critère vous permet de vous assurer que l’outil correspondra aux attentes de vos collaborateurs. Ce qui permettra à l’ensemble de vos collaborateurs de paramétrer leur interface en quelques clics ;
• La mobilité : pour les professionnels qui sont souvent en déplacement, il vous faudra un logiciel pour suivre leur niveau de mobilité. Un logiciel facilement accessible à tout moment permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de transmettre ou de consulter plus rapidement les informations les plus pertinentes ;
• Un outil aux fonctions avancées : un logiciel dédié doit vous permettre d’inclure ou de supprimer des paramètres au besoin. Il doit être facile à utiliser, ergonomique et accompagné d’un service de maintenance en cas de problèmes de fonctionnement.

En somme, l’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais est une solution efficace, permettant d’éviter au maximum les fraudes liées aux notes de frais.