Facturation digitale : description et atouts indéniables

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Aujourd’hui, l’usage des factures électroniques se généralise dans le milieu professionnel. Selon les usagers qui en ont fait l’adoption, il s’agit d’un outil qui permet de gagner du temps et de l’argent. Ces arguments sont assez intéressants, surtout quand on sait que la facturation classique n’est pas sans failles. Des erreurs peuvent se glisser dans les calculs, ce qui peut impacter négativement les relations entre l’entreprise et ses partenaires. Voici tout ce qu’il faut savoir sur la facturation digitale.

À propos de la facture électronique  

Avant d’adopter l’outil de facturation digitale que propose GetYooz, il convient de s’intéresser au cadre légal relatif à la facture électronique. Il est clairement défini par les droits français et européens, et ce, depuis plusieurs années. On peut en apporter une définition comme étant une facture ou un flux de factures, dont :

  • La création ;
  • La transmission ;
  • La réception ;
  • L’archivage ; se font sous forme électronique.

Les mentions obligatoires et les différentes informations forment le contenu, qui est présenté sous forme de fichier numérique. En ce qui concerne le fond, aucun changement notable n’est à l’ordre du jour comparativement aux factures classiques. On doit y retrouver les éléments importants que sont :

  • La date ;
  • Les identités du vendeur et de l’acheteur ;
  • Les prix HT et TTC ;
  • Etc. 

Les formes du contenant peuvent être multiples :

  • Fichier structuré conforme aux critères d’échanges de données informatisées (EDI) ;
  • Fichier non structuré et impossible à modifier (le plus souvent un PDF) ;
  • Fichier mixte incluant des informations structurées.

Aperçu des différentes obligations actuelles


Les factures délivrées dans le cadre de prestations indépendamment de leurs natures doivent être :

  • Authentiques ;
  • Lisibles ;
  • Intègres.

Cette obligation est faite aux clients et fournisseurs. L’objectif est de faciliter les vérifications de l’administration fiscale, ou se servir des factures pour faire valoir des droits. La première chose à faire est la mise en place d’un protocole EDI inviolable. Ensuite, les fichiers non structurés ou mixtes doivent impérativement porter une signature électronique. Lorsque cette dernière n’est pas possible, l’instauration d’une piste d’audit fiable (PAF) est fortement recommandée.

Elle permettra de prouver le bien-fondé de l’opération effectuée, d’un point de vue économique. Une obligation de résultat est liée à la piste d’audit fiable. Un dispositif d’archivage devra également être mis en place, pour garder en lieu sûr les factures émises pendant toute la durée légale de conservation. Pour l’administration fiscale, elle équivaut à six années. La loi vous oblige cependant à aller à une dizaine d’années, pour faire face à d’éventuels litiges. Il est donc de votre intérêt comme vous pouvez le voir, de respecter ces différentes dispositions légales.

Les avantages des factures digitales

Dans un cas comme celui-ci, les factures électroniques présentent de nombreux atouts. En voici un aperçu de ce qu’en tirent les entreprises :

Limiter les délais d’exécution

L’usage au quotidien d’un logiciel de facturation digitale permet de mieux traiter les factures. En effet, on observe une réduction du temps de travail à consacrer à cette tâche. Le délai d’exécution est bien plus rapide, ce qui permet à la comptabilité d’être optimisée. Les logiciels comme ceux proposés sur le marché sont pour la plupart autonomes. Les organisations peuvent s’en servir en toute sécurité, et réduisent ainsi leurs coûts et délais.

Meilleures visibilités et précisions

La facturation digitale fait bénéficier d’une meilleure visibilité :

  • Les factures ;
  • Les bons de commande ;
  • Les pièces justificatives ;
  • Les contrats.

Vous disposez ainsi d’un excellent suivi, et bénéficiez de pistes d’audit avec tous les détails nécessaires. Choisir un logiciel de facturation digitale vous permettra désormais d’avoir une vue d’ensemble plus précise de vos finances. Plus loin, cela limite les erreurs qui pourraient survenir et le manque de précision dans la facturation. Les paiements en surplus ou en double ne seront plus qu’un mauvais souvenir. En somme, les comptes de votre entreprise se porteront très bien.

Réduire les risques et se conformer à la loi

Contrairement à ce que vous pourriez penser, le logiciel de facturation digitale n’est pas seulement une plateforme où stocker des factures en ligne. Au contraire, il vous fait bénéficier de plus de conformité au quotidien. C’est un atout pour les entreprises qui souhaitent être en règle vis-à-vis de la loi. Puisque les échanges et transactions sont plus visibles, on note une diminution drastique des cas d’oubli, de fraude sur les factures, etc.

Vous passerez ainsi moins de temps à vérifier vos comptes, ou retracer toutes les factures émises par votre service de comptabilité.

Une vue d’ensemble des dépenses et économies

Toutes les dépenses faites et économies de l’entreprise sont désormais centralisées, lorsque vous possédez un logiciel de facturation électronique. Les équipes en charge de la comptabilité auront ainsi plus de facilité à collecter les informations stratégiques. De plus grandes économies pourront être faites, tout comme les réductions pour paiement anticipé. Ces différentes informations sont précieuses pour les décideurs, qui peuvent mieux manager.

Tout le processus de traitement étant numérisé, l’entreprise s’inscrit ainsi dans une dynamique d’innovation collaborative. C’est un véritable atout à son actif, qui peut être source de nouvelles opportunités.

Meilleure gestion des factures et devis

Il n’est pas nécessaire d’avoir un important background en informatique pour se servir d’un logiciel de facturation digitale. L’outil est d’une précieuse aide aux entreprises qui peuvent ainsi procéder à l’édition de leurs factures et devis en quelques clics. En effet, de nombreux modèles préconçus sont déjà présents dans le logiciel. Il est ainsi facile de les personnaliser avant l’envoi de la facture. Tout est automatisé, avec la possibilité de faire un préenregistrement des factures pour la clientèle.

Il en est de même pour les différents services et produits que fournit l’entreprise. Tout ce que le service de comptabilité doit faire est d’intégrer les taux de TVA. Les probabilités d’erreurs sont ainsi évitées pour le bonheur de toutes les parties. Selon le degré de pointe du logiciel, vous pourrez également relancer les clients qui se trouvent dans une situation de retard de paiement. Une appli mobile peut également permettre d’accéder à la base de données, quel que soit l’endroit.

En quelques manipulations, vous pouvez ajouter d’autres collaborateurs afin de travailler sur une unique interface.

La convivialité de l’interface

Pendant longtemps, les logiciels de facturation digitale étaient complexes dans leur fonctionnement. Les entreprises avaient donc énormément du mal à s’en servir de manière optimale. Tout cela n’est plus qu’un vieux souvenir, car les choses ne sont plus les mêmes aujourd’hui. Les interfaces ont été repensées, et permettent une prise en main simplifiée. L’ergonomie est également au rendez-vous, sans qu’il soit nécessaire d’être un génie en informatique.

Un outil adapté pour tous les domaines

Les professionnels de tous les domaines peuvent se servir d’un logiciel de facturation digitale. Les freelances y trouveront donc leur compte, car ils ont souvent du mal à facturer leurs services. Quant aux entreprises, quelles que soient leurs tailles, l’outil peut s’adapter à leur profil. Les tarifs pratiqués sont dans la plupart des cas assez accessibles, et consistent en des abonnements mensuels. Toutefois, vous devrez choisir le bon outil pour en tirer le meilleur parti.

Booster la productivité de l’entreprise

Les managers apprécient toujours les outils grâce auxquels ils peuvent obtenir facilement les chiffres relatifs à l’activité de l’entreprise. Ils peuvent de cette manière analyser les performances, et optimiser les stratégies commerciales. La rentabilité qui en découle est améliorée, tout comme la productivité dans sa globalité. Toutes ces informations peuvent se révéler d’une grande utilité si vous souhaitez créer un business plan, ou lever des fonds.

En somme, dématérialiser la facturation vous permet de gagner 80% environ en productivité. Ce gain n’est pas négligeable, et peut se répercuter sur le chiffre d’affaires de l’entreprise. Tout dépendra des stratégies qui seront mises en œuvre pour se focaliser sur le cœur de métier.

Modernisation et valorisation de l’image de l’entreprise

Adopter un logiciel de facturation électronique, c’est aussi impacter l’image que renvoie votre entreprise. En effet, elle s’inscrira dans une dynamique en faveur du respect de l’environnement. Les factures digitales permettent de limiter l’empreinte carbone, puisque l’impression papier n’est plus d’actualité. L’entreprise montre également qu’elle est innovante, en se servant des outils technologiques modernes.

Que faut-il retenir ?


En définitive, les entreprises ont tout intérêt à passer aux factures électroniques. En premier lieu, cela doit être fait dans l’optique de se conformer à la loi. Un cadre légal a été défini à cet effet, et encadre tout ce qui relève des factures dématérialisées. En second lieu, les factures numériques constituent un atout et pas des moindres pour les entreprises. Elles permettent de réduire les temps d’exécution, et les dépenses liées aux factures classiques.

L’outil est à la portée de tous, et il n’est pas nécessaire d’avoir des connaissances poussées pour s’en servir. Vous pourrez ainsi optimiser la gestion de vos factures et devis, grâce à lui. Par ailleurs, tous les types d’entreprises peuvent s’équiper d’un logiciel de facturation digitale. C’est une bonne façon pour elles de valoriser leur image, tout en boostant leur productivité. Au vu de tous ces avantages, il ne restera plus qu’à trouver le logiciel qui vous convient. Yooz vous propose une excellente version à peu de frais.